Fillable Printable Employment Determination Guide (De 38/S)
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DE 38/S/ Rev. 4 (1-16) (INTERNET) Page 1 of 7 CU/MIC 84
GUÍA PARA AYUDARLE AL EMPLEADOR A DETERMINAR SI UN TRABAJADOR
ES UN CONTRATISTA INDEPENDIENTE O ES UN EMPLEADO SUYO
Propósito:
Esta guía puede ser utilizada por cualquier empleador, propietario, o manejador de un negocio, compañía, o empresa para
ayudarle a determinar, bajo las leyes establecidas, si un trabajador que ha contratado es un empleado suyo (de su
negocio/compañía/empresa) o es un contratista independiente. El propósito de poder clasificar a un trabajador correctamente,
le permite al empleador poder pagar los impuestos y tener los seguros requeridos por ley sin tener problemas en el futuro
cuando se lleven a cabo auditorías de impuestos por parte del Departamento del Desarrollo del Empleo (EDD, por sus siglas en
inglés).
Información General:
Para determinar si un trabajador es un empleado suyo (de su negocio/compañía/empresa) o es un contratista independiente, se
tienen que evaluar una serie de factores conforme al derecho común y a las leyes establecidas por el Código del Seguro de
Desempleo de California (CUIC, por sus siglas en inglés).
Si un trabajador se determina que es un empleado que le pertenece a un empleador (negocio/compañía/empresa) bajo la
definición del derecho común, el empleador (negocio/compañía/empresa) que lo contrata debe de reportar los salarios/sueldos
regulares ganados por este trabajador al Departamento del Desarrollo del Empleo (EDD) y tiene que pagar los impuestos
correspondientes sobre los salarios/sueldos regulares que gane este trabajador.
Si se determina que un trabajador es un contratista independiente, y el empleador (negocio/compañía/empresa) que lo contrata
le paga $600 o más, el contratista independiente tiene que presentar el Formulario 1099-MISC al Servicio de Impuestos
Internos (IRS, por sus siglas en inglés). El empleador (negocio/compañía/empresa) debe presentar al Departamento del
Desarrollo del Empleo (EDD) el reporte titulado en inglés Report of Independent Contractor(s) (DE 542) (solamente disponible
en inglés), dentro de 20 días hábiles a partir de la fecha de haber hecho un pago de $600 o más al contratista independiente, o
una serie de pagos que equivalen a $600 o más, o haber establecido un contrato con un valor de $600 o más, dentro de
cualquier año calendario (1
o
de enero a 31 de diciembre).
Para obtener más información detallada sobre los requisitos de cómo reportar la contratación de un contratista independiente,
consulte la versión más reciente de la Guía para Empleadores de California (California Employer’s Guide) (DE 44) (solamente
disponible en inglés), que se encuentra disponible en la página de Internet del Departamento (EDD) en
www.edd.ca.gov/Payroll_Taxes/Forms_and_Publications.htm.
La manera básica para determinar si un trabajador es un contratista independiente o un empleado que le pertenece a un
empleador (negocio/compañía/empresa) es: si el empleador (negocio/compañía/empresa) tiene el derecho de controlar la
manera de cómo el trabajador realiza su trabajo y los medios que utiliza para realizar el trabajo, entonces podemos decir que
el empleador (negocio/compañía/empresa) tiene el “derecho de control”, y por lo tanto el trabajador en cuestión se considera
que es un empleado que pertenece al empleador, sin importar si el empleador ejerce su “derecho de ejercer control” o no. Si
un empleador (negocio/compañía/empresa) no tiene el “derecho de ejercer control” sobre el trabajador en cuestión, entonces
se considera que el trabajador en cuestión es un contratista independiente.
Si, en dado caso, la relación entre un trabajador y un empleador (negocio/compañía/empresa) no está clara, y existe la
dificultad en determinar quién claramente tiene el “derecho de ejercer control”, hay factores secundarios que se pueden
considerar para determinar quién tiene el “derecho de ejercer control”.
El cuestionario que se muestra a continuación trata el tema sobre quién tiene el “derecho de ejercer control” entre el trabajador
y empleador, y los factores secundarios que se deben considerar para determinar esto. Si al concluir el cuestionario, claramente
se demuestra que el trabajador en cuestión es un empleado suyo, usted debe comunicarse con el Departamento (EDD) y hacer
los arreglos necesarios para reportar el trabajador y pagar los impuestos correspondientes. Usted quizás tenga que comunicarse
con el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y con su compañía de seguro de compensación para trabajadores, para asegurarse
que usted está cumpliendo con todas las leyes sobre el impuesto federal y con las normas estatales sobre el seguro de
compensación para trabajadores.
Si después de completar el cuestionario a continuación, usted no está seguro si el trabajador en cuestión que contrató es un
contratista independiente o empleado suyo, usted puede solicitar que se haga una determinación formal por parte del
Departamento (EDD), con tan solo completar y presentar al Departamento (EDD) el formulario titulado Determinación del
Estado de Empleo del Trabajador con Propósitos de Impuestos de Empleo del Estado de California y de Retención de Impuestos
Personales (DE 1870/S) o puede comunicarse con el Centro de Asistencia al Contribuyente llamando al 1-888-745-3886. El
formulario de Determinación del Estado de Empleo del Trabajador con Propósitos de Impuestos de Empleo del Estado de
California y de Retención de Impuestos Personales (DE 1870/S) está diseñado para analizar detalladamente la relación de
trabajo entre un empleador (negocio/compañía/empresa) y un trabajador, y sirve como base para que el Departamento (EDD) le
proporcione una determinación formal.
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CUESTIONARIO PARA DETERMINAR SI UN TRABAJADOR ES UN
CONTRATISTA INDEPENDIENTE O UN EMPLEADO SUYO
Las preguntas del 1 al 3 son preguntas significativas. Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es
“Sí”, entonces esta es una indicación fuerte de que el trabajador contratado es un empleado suyo.
1. ¿Usted proporciona instrucciones o supervisa el trabajador en
cuestión mientras él o ella está trabajando?
Los contratistas independientes son libres de hacer su trabajo a su
propia manera, por medio de los métodos específicos que ellos
elijan. Un empleador (negocio/compañía/empresa) contrata a un
contratista independiente para obtener el resultado final de su
trabajo. Cuando al trabajador se le requiere seguir los manuales de
procedimiento de la compañía y/o se le proporcionan instrucciones
específicas sobre cómo hacer el trabajo, el trabajador entonces se
puede considerar normalmente un empleado suyo.
Sí _____
No _____
2. ¿Puede el trabajador en cuestión renunciar a su empleo o ser
despedido (expulsado) en cualquier momento?
Si usted tiene el derecho de despedir (expulsar) a un trabajador
cuando usted quiera y por ninguna causa, eso quiere decir que usted
tiene el derecho de controlar al trabajador.
Los contratistas independientes son contratados para hacer un trabajo
específico y no pueden ser despedidos antes de terminar el trabajo, a
menos que ellos violen los términos del contrato. Ellos no tienen la
libertad de renunciar e irse del trabajo sino hasta que el trabajo esté
terminado. Por ejemplo, si el dueño de una zapatería contrata a un
pintor con licencia para que pinte la zapatería y el trabajo ya
empezó, el dueño de la zapatería no puede despedir al pintor sin que
haya una buena razón o una causa justificada.
Sí _____
No _____
3. ¿El trabajo que se está realizando es parte regular de su
negocio/compañía/empresa?
El trabajo que se desempeña regularmente por los empleados es una
parte regular y necesaria del negocio/compañía/empresa. Por
ejemplo, un vendedor vende zapatos en una zapatería. El dueño de
la zapatería no puede operar sin los vendedores. Por otro lado, un
plomero es contratado para arreglar la tubería del baño de un
negocio. El plomero está proporcionando un servicio de una sola vez
o que es ocasional; o sea es un servicio que no forma una parte
esencial del propósito laboral de ese negocio/compañía/empresa. En
otro ejemplo, un contador público certificado es contratado para
preparar declaraciones de impuestos y declaraciones financieras para
un negocio/compañía/empresa, esto también es un ejemplo de un
contratista independiente.
Sí _____
No _____
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A continuación, si contesta “No” a las preguntas del 4 al 6, esto da buena indicación de que el trabajador puede ser
un empleado suyo.
4. ¿Tiene el trabajador en cuestión un negocio establecido por
separado?
Cuando un trabajador hace disponible sus servicios al público en
general y son los mismos servicios que éste desempeña para usted,
esto es evidencia de que este trabajador está operando un negocio
establecido por su cuenta propia, y se debe de considerar como un
contratista independiente. Los contratistas independientes tienen la
libertad de contratar a sus empleados y de asignarles trabajo del
modo que ellos elijan. Los contratistas independientes tienen la
autoridad de despedir a sus empleados sin el conocimiento o
consentimiento del empleador (negocio/compañía/empresa). Los
contratistas independientes, normalmente anuncian sus servicios en
los periódicos y/o publicaciones, en la Internet, en las listas de las
páginas amarillas, radio, televisión, y/o buscan clientes nuevos por
medio de las tarjetas de presentación.
Sí _____
No _____
5. ¿Tiene el trabajador en cuestión la libertad de hacer decisiones sobre
su negocio, las cuales afectan su capacidad para obtener mayores
ganancias de su trabajo?
Normalmente, se considera que un trabajador es un contratista
independiente cuando él/ella tienen la libertad de hacer decisiones
sobre su propio negocio, las cuales impactan la posibilidad de que
ellos obtengan una mayor ganancia o sufran una pérdida monetaria.
Esto implica que hay un verdadero riesgo económico para el dueño u
operador del negocio. La libertad de hacer decisiones sobre el
negocio, también involucra la adquisición, el uso y la disposición del
equipo laboral, las instalaciones del negocio, y los recursos
necesarios para realizar el trabajo de su negocio. Otros ejemplos de
la capacidad de hacer decisiones sobre el negocio, incluyen la
cantidad y el tipo de publicidad que se realiza, la prioridad en la que
se asignan los trabajos, y la selección de los tipos y cantidades de
cobertura de seguro para el negocio.
Sí _____
No _____
6. ¿Tiene el trabajador en cuestión una inversión monetaria substancial
en su trabajo, lo cual, lo expone a un riesgo de pérdida financiera?
Los contratistas independientes proporcionan las herramientas,
equipos y el material necesario para realizar el trabajo contratado.
Normalmente, los contratistas independientes tienen una inversión
monetaria en el material que necesitan para completar sus trabajos.
También, los contratistas independientes, dependiendo del tipo de
negocio que tengan, proporcionan sus propias instalaciones de
negocio.
Sí _____
No _____
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Las preguntas del 7 al 13 son factores secundarios que se deben considerar. Si contesta “Sí” a cualquiera de las
preguntas a continuación, esto produce una indicación de que el trabajador en cuestión posiblemente puede ser un
empleado suyo, pero tenga en cuenta que ningún factor secundario por sí solo produce una determinación concreta.
Se tienen que considerar todos los factores secundarios para hacer una determinación más definitiva. La
determinación sobre si un individuo es un empleado suyo o no, depende del tipo de trabajo que se esté realizando.
Entre más grande sea el número de respuestas “Sí” a las preguntas del 7 al 13, las probabilidades de que el
trabajador en cuestión esté realizando trabajo como un empleado suyo son mayores.
7. ¿Tiene usted empleados que realizan la misma clase de trabajo para
el cual contrató al trabajador en cuestión?
Si el trabajo que realiza el trabajador en cuestión es básicamente la
misma clase de trabajo que normalmente realizan sus empleados,
esto indica que el trabajador es un empleado suyo. Esta condición
también aplica si el trabajo se realiza una sola vez. Por ejemplo, si un
trabajador es contratado para realizar un trabajo adicional
temporalmente o para reemplazar a un empleado quien está de
vacaciones temporalmente, este trabajador se considera que es un
empleado suyo temporalmente y no un contratista independiente.
Atención: Si usted hace un contrato con una agencia de servicios de
empleo temporales para que le proporcionen un trabajador, este
trabajador normalmente se considera que es un empleado de la
agencia de servicios de empleo temporales. Para obtener más
información sobre este tema, consulte la hoja de información titulada
en inglés Temporary Services and Employee Leasing Industries
(DE 231F) (solamente disponible en inglés).
Sí _____
No _____
8. ¿Proporciona usted las herramientas, equipos, o materiales necesarios
para realizar el trabajo?
Los contratistas independientes proporcionan sus propias
herramientas, equipos y materiales necesarios para realizar el trabajo.
Los contratistas independientes, normalmente invierten
monetariamente en los materiales necesarios para completar el
trabajo.
Sí _____
No _____
9. ¿Se considera que el trabajo que se está realizando, es medio
especializado o no muy especializado?
Las cortes judiciales y la Junta de Apelaciones del Seguro de
Desempleo de California (CUIAB, por sus siglas en inglés) han
determinado que los trabajadores que tienen un nivel bajo de
especialización laboral o no tienen una especialización laboral, son
los tipos de trabajadores que la ley tiende a proteger, y que son
generalmente los empleados de alguien más.
Sí _____
No _____
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10. ¿Tiene usted que proporcionarle entrenamiento al trabajador en
cuestión sobre el trabajo que hay que realizar?
En relación a un trabajo especializado o medio especializado, los
contratistas independientes usualmente no necesitan entrenamiento.
Si el trabajador necesita ser entrenado para poder realizar el trabajo,
entonces esta es una buena indicación de que el trabajador es un
empleado suyo.
Sí _____
No _____
11. ¿Se le está pagando al trabajador en cuestión un salario fijo, sueldo
por hora, o por pieza (por contrato)?
Los contratistas independientes son contratados para realizar un
trabajo específico y cobran por el trabajo realizado. Típicamente, el
pago hecho a los contratistas independientes se hace hasta que el
trabajo contratado se haya completado o se paga en porciones ya que
ciertas partes señaladas de un trabajo estén realizadas.
Sí _____
No _____
12. ¿Anteriormente, realizó el trabajador en cuestión el mismo trabajo o
similar como empleado suyo?
Si el trabajador en cuestión realizó anteriormente el mismo trabajo o
similar como empleado suyo, entonces esto es una buena indicación
de que el trabajador en cuestión sigue siendo su empleado.
Sí _____
No _____
13. ¿Cree el trabajador en cuestión que él/ella es un empleado suyo?
Aunque ambas partes (empleador y trabajador) no tengan claro quién
es el que ejerce el “derecho de ejercer control”, la intención laboral
de ambas partes es un factor que se debe considerar para determinar
si el trabajador en cuestión es un contratista independiente o un
empleado suyo. Cuando ambos, el trabajador y el empleador, creen
que el trabajador en cuestión es un contratista independiente, existe
entonces un argumento que apoya la validez de esta creencia.
Sí _____
No _____
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Interpretación de las Respuestas
Dependiendo del tipo de trabajo que se realice y para el tipo de industria para la cual se realice, esta guía puede
producir una variedad de resultados. Puede haber algunos factores que indiquen que un trabajador es un empleado
que pertenece a un empleador (negocio/compañía/empresa) y puede haber otros factores que indiquen que un
trabajador es un contratista independiente. Las respuestas del 1 al 6, proporcionan una indicación sobre la presencia
o ausencia del “derecho de ejercer control”. Las respuestas del 7 al 13, en conjunto con otros factores, pueden ser
más significativas en su indicación sobre la presencia o ausencia del “derecho de ejercer control”.
1. Si todas las respuestas de las preguntas del 1 al 3 son “No”, y todas las respuestas de las preguntas del 4 al 6
son “Sí”, entonces existe una fuerte probabilidad de que el trabajador en cuestión puede ser un contratista
independiente. Cuando éste es el caso, es probable que haya un número de respuestas que sean “No” a las
preguntas del 7 al 13, las cuales también apoyan la probabilidad de que el trabajador en cuestión pueda ser
un contratista independiente.
2. Si todas las respuestas a las preguntas del 1 al 3 son “Sí”, y todas las respuestas a las preguntas del 4 al 6 s
on
“No”, entonces existe una fuerte probabilidad de que el trabajador en cuestión puede ser un empleado suyo.
Cuando éste es el caso, es probable que haya un número de respuestas que sean “Sí” a las preguntas del 7 al
13, las cuales también apoyan la probabilidad de que el trabajador en cuestión pueda ser un emplea
do
s
uyo.
3. Si la respuesta a la pregunta 1 ó 2 es “Sí”, o la respuesta a cualquiera de las preguntas del 4 al 6 es “No”,
entonces existe probabilidad de que el trabajador en cuestión sea un empleado suyo. En base a este tipo de
respuestas, es posible que sea más difícil hacer una determinación, ya que las respuestas a las preguntas del
7 al 13 probablemente pueden ser variadas. En este tipo de situación, se le aconseja al empleador qu
e
complete el formulario de Determinación del Estado de Empleo del Trabajador con Propósitos de Impuestos
del Empleo del Estado de California y de Retención de Impuestos Personales” (DE 1870/S). Asegúrese d
e
pr
oporcionar todo los datos de la relación de empleo y solicite una determinación formal del Departamento
(EDD).
4. Si la respuesta a la pregunta 3 es “Sí” y la respuesta a la pregunta 4 es “No”, entonces existe probabilidad d
e
q
ue el trabajador sea un empleado suyo. En base a este tipo de respuestas, es probable que las respuestas a
las preguntas 5 y 6, también sean “No”. Cuando esto pasa, es posible que resulten más respuestas que sea
n
“
Sí” a las preguntas del 7 al 13. Esto apoya la probabilidad de que el trabajador en cuestión pueda ser
un
empleado suyo.
Las cuatro situaciones anteriores muestran unas cuantas posibles combinaciones de los resultados que podrían ser
derivados con usar esta guía; todo depende de la relación laboral que tiene el empleador con el trabajador en
cuestión y el tipo de trabajo realizado. Entre más varíen las respuestas a las preguntas de esta guía, entonces es más
difícil de obtener una interpretación clara y precisa. En las situaciones 1 y 2, hay una mayor probabilidad de que la
interpretación sea precisa y representa menor riesgo para el empleador (negocio/compañía/empresa) de clasificar
erróneamente al trabajador en cuestión. Con otras combinaciones de respuestas, el Departamento (EDD) le
recomienda al empleador (negocio/compañía/empresa) que complete y presente el formulario Determinación del
Estado de Empleo del Trabajador con Propósitos de Impuestos de Empleo del Estado de California y de Retención de
Impuestos Personales (DE 1870/S). El empleador tiene que asegurarse de proporcionar una descripción completa
sobre la relación laboral con el trabajador en cuestión y de solicitar una determinación formal por parte del
Departamento (EDD).
Atención: Algunos choferes por comisión, vendedores ambulantes, vendedores que trabajan para otros, trabajadores
de limpieza, personas que proporcionan mantenimiento o de cuidado en casa, artistas, autores, y trabajadores de la
construcción son considerados empleados bajo la ley, a pesar de que ellos sean considerados como contratistas
independientes bajo el derecho común. Si usted trata con estos tipos de trabajadores o estas industrias, lea la hoja de
información sobre Empleados Estatutarios (DE 231SE/S), ubicada en el sitio de Internet del Departamento (EDD) en
www.edd.ca.gov/Payroll_Taxes/Forms_and_Publications.htm o comuníquese al Centro de Asistencia al
Contribuyente al 1-888-745-3886.
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ALGUNOS EJEMPLOS DE CONTRATISTAS INDEPENDIENTES Y EMPLEADOS BAJO EL
DERECHO COMÚN
Contratista Independiente
Un contratista independiente es un abogado o
contador que cuenta con su propia oficina, hace
publicidad en las páginas amarillas de la guía
telefónica, bajo la sección “Abogado” o “Contador”,
les cobra a los clientes por hora, se le contrata por
trabajo individual, o se le paga un honorario fijo
anual por adelantado, y puede contratar a un suplente
para que haga el mismo trabajo, esto es un ejemplo
de un contratista independiente.
Un contratista independiente es un mecánico
automotriz que tiene una licencia para tener un taller,
una licencia de reventa, compra sus partes necesarias
para hacer las reparaciones, fija sus propios precios,
cobra al cliente directamente, fija su propio horario y
días de trabajo, y es propietario del taller o lo renta,
esto es un ejemplo de un contratista independiente.
Un contratista independiente es un instructor de baile,
quien seleccionan sus propias rutinas de baile para
enseñar, localiza y renta su propia instalación,
proporciona su propio sistema de sonido, música y
vestuario, cobra una tarifa a los clientes, y tiene la
libertad de contratar asistentes, esto es un ejemplo de
un contratista independiente.
Un contratista independiente es un jardinero que
tiene su propio taller y transporte, hace publicidad de
sus servicios al público, proporciona sus propias
herramientas, equipos, y materiales necesarios para
llevar a cabo cualquier trabajo, fija el precio de sus
servicios, y cobra a los clientes directamente, esto es
un ejemplo de un contratista independiente.
Un Empleado Que Pertenece al Empleador
(Negocio/Compañía/Empresa)
Un empleado es un abogado o contador, que es
contratado por un empleador
(negocio/compañía/empresa) para hacerse cargo de
los asuntos legales o cuentas financieras, trabaja en
una oficina del empleador
(negocio/compañía/empresa), asiste a reuniones
cuando es necesario, el negocio/compañía/empresa le
cobra a los clientes, y le paga al abogado o contador
de manera regular, esto es un ejemplo de un
empleado que pertenece al empleador
(negocio/compañía/empresa).
Un empleado es un mecánico automotriz, que trabaja
en el taller de alguien más, a quien se le paga un
porcentaje del trabajo que se le cobra al cliente, el
dueño del taller fija los precios del servicio
proporcionado en el taller, el horario de trabajo y de
servicio y los días que el taller está abierto, esto es un
ejemplo de un empleado que le pertenece al
empleador (negocio/compañía/empresa).
Un empleado es un instructor de baile, que trabaja en
una escuela de baile, en donde el manejador de la
escuela fija los horarios de trabajo, las rutinas que se
tienen que enseñar, y les paga a los instructores de las
cuotas que se cobran a los clientes, esto es un
ejemplo de un empleado que le pertenece al
empleador (negocio/compañía/empresa).
El empleado es un jardinero, que trabaja para una
compañía de jardinería, la cual fija los precios de los
servicios que ofrece, hace publicidad sobre sus
servicios al público, fija las horas de trabajo para los
trabajadores, le proporciona al trabajador las
herramientas, el equipo y los materiales necesarios
para llevar a cabo cualquier trabajo, y le paga al
trabajador un salario/sueldo por hora, por día,
quincena, o por mes, esto es un ejemplo de un
empleado que le pertenece al empleador
(negocio/compañía/empresa).
Atención: En el pasado, las auditorías de impuestos sobre la nómina llevadas a cabo por el Departamento (EDD),
han revelado que en ciertas ocasiones ha habido trabajadores que han sido erróneamente clasificados por los
empleadores (negocios/compañías/empresas) para las cuales han trabajado. Pero aún, hay ciertas industrias que
suelen tener un alto número de trabajadores que son erróneamente clasificados. Históricamente, las industrias con
mayor riesgo de clasificar erróneamente a los trabajadores son empleadores (negocios/compañías/empresas) que
utilizan:
• Trabajadores para la construcción;
• Trabajadores de temporada;
• Trabajadores de corto plazo o temporalmente;
• Vendedores externos.
